Cumartesi, Temmuz 11, 2020

Gelen kutunuzu yönetmenin en iyi yolu daha az e-posta göndermektir

E-posta gelen kutunuz çalışma hayatınızı ele alıyor mu? E-postalara yanıt vermekle meşgul olduğunuz için herhangi bir “gerçek” iş yapamıyorsunuz? E-posta gelen kutunuzda yeni e-postalar çıktığında stresli, dikkati dağılmış ve bunalmış hissediyor musunuz? Yalnız değilsin. Ortalama bir ofiste yaşayan profesyonel günde 100 mesaj aldı.

E-posta gelen kutunuz mükemmel bir dikkat dağıtıcı

Araştırmacılar, insanlar bir görev sırasında kesintiye uğradıklarında, örneğin e-postaları kontrol ederek, daha sonra daha hızlı çalışarak kayıp zamanı telafi etme eğiliminde olduklarını keşfettiler. Bununla birlikte, bu maliyet – daha yüksek stres ve hayal kırıklığı seviyelerinde gelir. Bir e-posta gibi harici tetikleyicilere ne kadar çok yanıt verirsek, beynimizi hiç bitmeyen bir uyaran tepki döngüsünde o kadar çok eğitiriz. Anında yanıt vermemizi şart koşarız. Yakında, planladığımız şeyi yapmak imkansız gibi görünüyor çünkü önümüzdekilere katılmak yerine sürekli olarak harici tetikleyicilere tepki veriyoruz.

Belki de cevap, harici tetikleyiciyi yok saymaktır – e-posta bildirimini yok saymaktır. Belki bildirime göre hareket etmezsek, işimize gidebilir ve gerçekleştiğinde kesintiyi hızlı bir şekilde sustururuz. Çok hızlı değil. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance dergisinde yayınlanan bir çalışma, bir cep telefonu bildirimi almanın ancak yanıt vermemenin bir mesaja veya aramaya yanıt vermek kadar dikkat dağıtıcı olduğunu buldu.

E-posta belki de alışkanlık oluşturan tüm ürünlerin annesidir. Birincisi, değişken bir ödül sağlar. Psikolog BF Skinner ünlü olarak keşfettiği gibi, güvercinler, çeşitli takviye programında ödül verildiğinde kollara daha sık gagaladılar. Benzer şekilde, e-postanın belirsizliği bizi kontrol etmeye ve gagalamaya devam ediyor. Tüm bu belirsizlik, e-posta gelen kutumuzu bir sonraki açışımızda neler bulabileceğimizi görmek için güçlü bir çizim sağlıyor.

E-posta iletişiminizi azaltın

Peki, çözüm nedir? İşte sürekli pinging gelen kutumuzdan biraz rahatlamanın bir yolu. Hayatta istediğimizden daha fazla zaman ve dikkat gerektiren birçok şeyde olduğu gibi, e-posta gelen kutumuzu tam kontrol altına alabiliriz. Okunmayan e-postaların sağlıksız manyetizmasını etkisiz hale getirmek için çalışma rutinlerimizin bir parçası olarak uygulayabileceğimiz teknikler var.

E-postalara günlük harcadığımız toplam süreyi azaltmak için, alınan toplam mesaj sayısını azaltmamız gerekir. Daha az e-posta almak için daha az e-posta göndermeliyiz.

Gönderdiğimiz ve aldığımız e-postaların çoğu acil değildir. Yine de, beynimizin değişken ödüllere yönelik zayıflığı, e-posta gelen kutumuzdaki her iletiye zamana duyarlı gibi davranmamızı sağlar. Bu eğilim, sürekli olarak kontrol etmemize, yanıtları geri göndermemize ve akla gelen istekleri anında havlamamıza neden olur. Bunlar hatalar.

Nefes almak için biraz zaman verdiğimizde kaç şeyin alakasız hale geldiğine şaşıracaksınız. Diğer taraftan biraz beklemelerini isteyerek onlara kendileri için bir cevap bulma şansı verdik – ya da çoğu zaman sorunun olduğu gibi, başka bir önceliğin ağırlığı altında kaybolma zamanı.

E-posta gelen kutusu yönetimi: miktar üzerinden kaliteyi seçin

Benim durumumda, kitaplarımla ilgili bir şeyi tartışmak isteyen günde onlarca e-posta alıyorum. Okuyucularımla konuşmayı seviyorum, ancak her e-postaya cevap verseydim, başka bir şey için zamanım olmazdı. Bunun yerine, gönderdiğim ve aldığım e-postaların sayısını azaltmak için “çalışma saatlerini” planlıyorum. Okuyucular web sitemde benimle on beş dakikalık bir zaman aralığı rezervasyonu yapabilirler.

Çalışma saatlerini planlamak, ileri geri e-posta sayısını azaltmaya yardımcı olur. Uygulama, taşan bir e-posta gelen kutusuyla mücadele eden herkes için geçerlidir. Önünüzdeki kişi için zaman ayırıyorsunuz, böylece daha sonra geri dönen daha az e-postanız olacak. E-postayla gönderilen her soru haftalık bir çalışma saatini beklemese de, önemli sayıda mesaj ilk düşündüğümüz kadar acil değildir ve bizzat daha iyi ele alınmaktadır.

Kendinizi düşünüyor olabilirsiniz, belki çalışma saatleri faydalı olabilir, ancak e-postalar hala gerçekten önemlidir. Muhtemelen sandığınızdan çok daha az önemlidir. Araştırmacılar Harvard Business Review’da “O zamanın yüzde 25’inin gönderilmemesi gereken e-postaları okuduğunu ve yüzde 25’inin asla cevaplandırılmaması gereken e-postalara yanıt vermek için harcandığını tahmin ediyoruz.” Diğer bir deyişle, e-postaya harcadığımız sürenin yaklaşık yarısı tavandaki çatlakları saymak kadar verimlidir.

Tabii ki, e-posta yine de yararlı bir araç olabilir. Ancak, e-postanın yardımcı olmaktan çok acıdığı birçok durum vardır. Ton ve nüansın önemli olduğu karmaşık konularda, düzenli çalışma saatleri planlamak daha iyi iletişime ve daha az e-postaya yol açabilir.

Bir dahaki sefere e-postayla acil olmayan bir soru aldığınızda, “Salı ve Perşembe günleri 16: 00-17: 00 arasında bir süre bekledim, lütfen bu bir endişe varsa, lütfen bunu daha fazla tartışmak için uğraşın veya bir toplantı planlayın. ” İnsanların zaman dilimi ayırmasına izin vermek için çevrimiçi bir zamanlama aracı bile ayarlayabilirsiniz.

Hala şüpheniz varsa, gönderdiğiniz veya aldığınız e-postaların bazılarının hafifletilmesine yardımcı olup olmadığını görmek için bu ofis saati tekniğini bir veya iki hafta boyunca deneyin. Bunu test ettikten sonra, aşağıya bir yorum bırakın ve çalışma saatlerinin e-posta gelen kutunuzdan sizi kurtarmaya nasıl yardımcı olduğunu bana bildirin.

Gün içinde proaktif olarak kişilerin e-posta gelen kutunuzu tıkayan önemli sorunları tartışmaları için zaman ayırarak, e-posta göndermek için daha az zaman ayıracak ve daha fazla zaman ayırılamaz olacaksınız.

Bugün En Çok Okunanlar

Instagram fotoğrafıyla viral olan 61 yaşındaki Madonna’nın gençlik sırrı ne?

Dünyaca ünlü Amerikalı şarkıcı Madonna, Instagram’da verdiği pozla sosyal medyanın gündemine oturmuştu. 61 yaşındaki şarkıcının aynanın karşısında verdiği pozu 600 binden fazla takipçisi beğendi.

Amber Heard’dan Johnny Depp’e yeni suçlamalar: “Uyuşturucu fotoğrafları” mahkemeye sunuldu

Johnny Depp’in tabloid gazete The Sun’a açtığı dava bu hafta görülmeye başlandı. 57 yaşındaki aktörün, eski eşi Amber Heard’a şiddet uyguladığını ileri...

LC Waikiki Ürünlerinde LGBT sembollerini andıran gökkuşağı vb. kullanılmayacağı iddia…

LC Waikiki Ürünlerinde LGBT sembollerini andıran gökkuşağı vb. kullanılmayacağı iddia edildi. Bu kararın ardından sosyal medyada markayı destekleyen ve...

Johnny Depp, kızına 13 yaşındayken kızına marihuana içirdiğini itiraf etti: “Sorumlu bir ebeveyn olmak istedim”

Johnny Depp, kızı Lily-Rose’a 13 yaşındayken marihuana verdiğini açıkladı ve bunun “sorumlu ebeveynlik” olduğunu iddia etti. Aktörün açıklaması, The Sun...

Benzer Haberler

Game of Thrones’un yaratıcısı George R.R. Martin, serinin yeni kitabını ne zaman bitireceğini açıkladı

Her gün Kış Rüzgarları üzerinde saatlerce çalışıyor ve sürekli ilerleme kaydediyorum” dedi. Game of Thrones’un yaratıcısı George R.R. Martin’in...

Microsoft OneDrive’a Gelen Yeni Özellikler

Microsoft, OneDrive için bir dizi yeni özellik duyurdu ve bu kez hem tüketiciler hem de işletmeler çok seviliyor. Her...

Google Fotoğraflar yakında hesabınızın profil resmini ayarlamanıza izin verebilir

Başlamadan önce özellikleri ortaya çıkarmasıyla ünlü bir uygulama araştırmacısı Jane Wong'a göre, Google Fotoğraflar yakında hesap profil resminizi doğrudan uygulamadan ayarlamanıza izin verebilir . Fotoğraflar uygulamasında...

Artık Microsoft Outlook’ta gerçek zamanlı bir anket oluşturabilirsiniz

Yerel Microsoft Forms entegrasyonu sayesinde, artık Outlook'taki bir e-posta iletisiyle anında, gerçek zamanlı bir anket oluşturabilirsiniz. Anketi gönderdikten sonra, alıcılar anket bağlantısını ayrı...

CEVAP VER

Lütfen yorumunuzu giriniz!
Lütfen adınızı buraya girin

Instagram fotoğrafıyla viral olan 61 yaşındaki Madonna’nın gençlik sırrı ne?

Dünyaca ünlü Amerikalı şarkıcı Madonna, Instagram’da verdiği pozla sosyal medyanın gündemine oturmuştu. 61 yaşındaki...

Amber Heard’dan Johnny Depp’e yeni suçlamalar: “Uyuşturucu fotoğrafları” mahkemeye sunuldu

Johnny Depp’in tabloid gazete The Sun’a açtığı dava bu hafta...

LC Waikiki Ürünlerinde LGBT sembollerini andıran gökkuşağı vb. kullanılmayacağı iddia…

LC Waikiki Ürünlerinde LGBT sembollerini andıran gökkuşağı vb. kullanılmayacağı iddia...